Keşke Bir Gün 25 Saat Olsaydı!

PDFYazdıre-Posta

Makaleler - Stres

Zamanı Daha Etkin Nasıl Kullanabiliriz?

Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur!
Paul J. Meyer

Tüm mesele bu sözle de anlatılmaya çalışıldığı gibi ne kadar zamanımız olduğunda değil, elimizdeki zamanı ne kadar etkin kullanabildiğimizde aslında. Bazen zamanımız çoktur yine de işler yetişmez, bazen de elimizdeki dar zamanı o kadar iyi organize ederiz ki tüm işlerin üstesinden gelebildiğimizi fark ederiz. Zamanımız az ya da çok eğer işlerin yetişmediğinden şikâyetçiysek ilk işimiz bize nelerin zaman kaybettirdiğini bulmak olmalıdır. Bu konuda aşağıdaki liste işe yarayabilir:

Neden İşler Yetişmiyor? Zaman Niye Bana Yetmiyor?

  • Hedeflerinizi net bir şekilde belirlemediğiniz,
  • Aynı anda birkaç işi beraber yapmaya çalıştığınız,
  • Yapılacak işlerin listesini hazırlamadığınız, hazırlasanız bile işleri önem sırasına koymadığınız,
  • Sevdiklerinizi kırmamak adına, sizi zorlayacak durumlarda bile ‘HAYIR’ demekten çok ‘EVET’ demeyi tercih ettiğiniz,
  • Çalışırken sık sık önceliği olmayan, başka konulara daldığınız,
  • Telefonda önemsiz konulardan konuşmaya çok vakit ayırdığınız,
  • Düzensiz bir ortamda çalıştığınız,
  • İşleri ertelediğiniz,
  • İşi başkalarıyla paylaşmadığınız,
  • Kendinizi değil, başkalarını değiştirmeye çalıştığınız,
  • Mükemmeliyetçi olduğunuz,
  • Önce hangi işten başlayacağına karar veremediğiniz için…

 

Yukarıdaki maddelerden hangileri sizde var? Belirtilen konuların hepsi değişme olasılığı olan durumlardır. Öncelikli olarak sorunu analiz edip, çözmeye çalışabilirsiniz. Yazının devamında bazı maddelere yönelik uygulanabilir örnekler ve öneriler bulacaksınız.

Hedeflerimi belirleyemiyorum! Herşeyi yapmak istiyorum.

Hedef belirlemek zaman yönetiminde olduğu kadar, aslında kaygı ve stresi yenmeniz için de gereken bir beceridir. Her beceri gibi biraz zamana, alıştırmaya, uygulamaya ve istemeye bağlı olarak gelişebilir. Size yardımcı olabilecek bazı ipuçları üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz.

1. Hedefler Sizi İlgilendiren Konular İçinden Seçilmelidir.

Hiç para biriktiremediğinizi düşünüyorsanız, o ay için 20 TL arttırabilmek hedefiniz olabilir.

2. Hedefler Açık ve Net Olmalıdır.

Hedeflerinizi belirlerken somut ve net hedefler seçmeye dikkat etmelisiniz!

Genel bir ifadeyle çalışmaya başlayacağım değil, ‘akşam 6′da çalışmaya başlayacağım’ gibi daha somut bir hedef olmalıdır.

3. Hedefler Ölçülebilir Olmalıdır.

Hedefinize ulaşıp ulaşamadığınızı ölçebilmelisiniz.

Örneğin; 70 üzerinde not almayı hedeflediğiniz bir sınavdan 85 almak gibi.

4. Hedefler Yapılabilir ve Gerçekçi Olmalıdır.

Hedeflerinize ulaşmada gerekli kaynaklara sahip olup olmadığınız ve hedefinizin ne kadar gerçekleştirilebilir olduğudur.

Örneğin; 500 kilometreyi bir saatte gitmenin mümkün olmaması gibi.

Tüm bunlara ek olarak; hedefler bir parça zorlayıcı olmalıdır. Kolay ulaşılabilir hedefler ilk başta motivasyonu arttırsa da daha sonra motivasyonun düşmesine neden olacaktır.

Hedeflerimi belirledim; ama nasıl sıraya koyabilirim?

Belli bir zaman dilimi içinde yapılması gereken işler birden fazla olduğunda ise; söz konusu bu işlerin önem dereceleri değerlendirilmelidir.

1. Acil-Önemli işler

Önceden planlanmalı ve bitirilmesi gereken işlerdir. Örneğin; yarınki sınav, toplantı, kurs kaydı için son gün vb.

2. Acil olmayan- Önemli işler

Uzun vadeli çalışma planında her gün biraz biraz yapılması gerekebilecek işlerdir. Örneğin; bir ay sonraki sınav, toplantı vb.

3. Acil- Keyfi işler

Bu işler yerine yapılabilecek başka bir şey varsa ikisinin önem açısından değerlendirilmesi gereken işlerdir. Vizyondan kalkacak bir film, arkadaş daveti vb.

4. Acil olmayan- Keyfi işler

Bu işlerin yaşamsal önemi yoktur ve gerektiğinde ertelenip boş zaman etkinliği olabilir. Örneğin; uzun telefon sohbetleri, yemek kursu vb.

Hangi iş acil hangisi değil, bazen karar vermekte zorlanıyorum.

Eğer yapılması gereken işler önem sırasına konulamıyorsa şu sorulara verdiğimiz cevaplar işimizi kolaylaştıracaktır;

  • Bu işi yapmaktan vazgeçersem ne kaybederim?
  • Bu iş yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde ertelenebilir mi? (Zamanı net olmak şartıyla!)
  • Bu iş benim için gerçekten önemli mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi yapıyorum?(Keyfi zaman etkinliği olarak kalabilir mi?)

Bir işi yaparsam tam yapmak isterim!

Bize zaman kaybettiren bir diğer faktör mükemmeliyetçi yanımızdır. Mükemmeliyetçilik iş kalitesinin yüksek olmasını sağlar. Ama aşağıda belirtilen durumlarla işimizi ve bizi zora koşar;

  • Bitmesi gereken işin gereksiz tekrarlarla uzamasına,
  • Arkadaşlar ve aile üyelerini gereksiz yere eleştirerek gerginlik yaşanmasına,
  • Çevremizdekilerin bize yardım etmekten kaçınmasına,
  • Önemli zaman kaybına neden olarak ertelemelere gidilmesine neden olabilir.

Bu nedenle hem kendimize hem de başkalarına yönelik olan beklenti düzeyimizi düşürmek ve ufak tefek eksiklikleri işin tamamına genellememek yine zamandan tasarruf etmemizi sağlayacaktır.

Başkasına nasıl güvenebilirim, ya iyi yapmazsa?

Mükemmeliyetçi olmanın bir sonucu işi başkalarıyla paylaşmaktan kaçınmaktır. Bu genellikle başkalarının da işi en az bizim kadar iyi yapacağına dair güvensizliğimizden kaynaklanır. Oysa ki;

  • Yapılması gerekeni karşımızdakine açıkça belirtmek,
  • Açık sorularla (ne, nerede, neden, nasıl, neden gibi) bizi gerçekten anlayıp anlamadıklarını sormak,
  • Onları desteklemek,
  • Cesaret vermek,
  • Gelişmeleri takip etmek de işimizi oldukça kolaylaştıracaktır.

Zamanı etkin kullanmak başka önerilerimiz de var!

  • Her şeye “evet” demek zorunda olmadığımızı, gerekçelerini anlattığımızda karşımızdakinin “hayır” dememizden sandığımız kadar olumsuz etkilenmeyeceğini düşünerek hareket etmek,
  • Sohbet etme amaçlı telefon görüşmelerini önemli işlerin arasında yapmamak,
  • Çalıştığımız ortamı dikkat çekerek zaman kaybına neden olacak ayrıntılardan temizlemek,
  • İşleri ertelediğimizde kısa vadede rahatladığımızı; ancak uzun vadede hala o işi halletmemiz gerektiğini unutmamak
  • İnsanların bizim önceliklerimizi, prensiplerimizi biz kendimizi ifade etmeden bilemeyeceklerini akılda tutmak zaman yönetimi konusunda işimizi kolaylaştıracaktır.

Son olarak tüm bunlar dikkate alınarak hazırlanan çalışma planını siz hazırlayıp, yarın değil bugün, bir değişiklik yaratabilirsiniz. Eylem planı için şu maddeleri boş bir kağıda yazıp, kendinize uyarlayabilirsiniz.

  • Amacınızı,
  • O amaca ulaşmayı neden istediğinizi,
  • Başta kendinize ve başkalarına yararlarını,
  • O amaca ulaşmada engeller ve çözüm yollarını,
  • Amaca giden yolda küçük adımları ve zaman sınırlamalarını,
  • Son olarak hedeflere ulaşıldığındaki ödülleri (motivasyonumuzu arttırmak için!) içeren bir eylem planı ile zamanını daha etkin kullanabilir, stresle daha rahat başaçıkabilirsiniz.

Uzman Psikolog Gökçen Gökçe

Fotoğraf/Photographer: Windu Prasetio